Скрытые потери в сельском хозяйстве: лишние действия в учете

Столько всего произошло и происходит… Возможно наши размышления сейчас и не так актуальны, но, как говорится, «когда вокруг все непонятно, займись тем, что понятно». Когда даешь обещание, надо его выполнять.

Итак, снова о скрытых потерях, о действиях, которые потребляют ресурсы, но при этом не приносят никакой ценности для продукта. Следующая наша статья обещана о лишних действиях в учете.

В процессе внедрения информационной системы, консалтинга в реструктуризации бизнес-процессов команда Agrostream периодически сталкивалась с подобными потерями. В каком процессе больше всего ручных отчетов и документов используется? Конечно же в процессе уборки и учете готовой продукции. Приведем несколько примеров:

Первый документ учета готовой продукции – талон комбайнера. За сезон в среднем предприятие с посевной площадью 10 тыс. Га тратит 60-70 книжек комбайнера, печать которых, как правило, осуществляют в типографии. В среднем затраты на покупку книжек составляют 160 000 тенге. А в целом статья затрат на бланочную продукцию на таких предприятиях достигает 600 000 тенге за сезон. В чем смысл, данного документа? Подтверждение веса продукции, переданного комбайнером перевозчику? Нет, как правило талоны не подтверждают точный вес продукции, комбайнеры измеряют его приблизительно бункерами. Единственное оправдание в том, что документ является средством распределения объема намолота, уже подтверждённого на весовой для определения сдельной оплаты труда. Но давайте оценим сколько стоит это оправдание, и нет ли альтернативного бесплатного способа.

Кроме финансовых затрат тратится время. Комбайнер останавливается, заполняет талон, передает ответственным лицам, между передающими постоянная проверка, сверка серийных номеров и т.д. Часто теряются талоны, бывают и споры, так как ожидания комбайнера при приблизительном расчёте бункерами не соответствуют реальной выработке. Для уменьшения споров комбайнеры, работая в одном звене, стараются выгружать зерно полными бункерами. Но бункер может наполниться до 100% только к середине поля (особенно если неправильно рассчитают загонки и движение техники), что несет дополнительные временные затраты на подъезд перевозчиков, а также уплотняет почву, снижая будущую урожайность. Сложно конечно оценить в деньгах данные потери, но, думаю, фактов достаточно чтобы понять, что это стоит дорого. 

Рассмотрим альтернативу. Комбайнер вообще не останавливается, выгружает продукцию на ходу, не оформляет талон. На опыте клиентов Agrostream, данное решение, а также правильная разбивка поля и расстановки техники привело к увеличению производительности техники в 2.5 раза. Объем выработки комбайнера в день увеличился, а значит и его заработная плата. У предприятия уменьшается потребность в технике и запасных частей, своевременная уборка продукции снижает потери урожайности.

Таким образом, целесообразность применения талонов постепенно ставится под вопрос и все больше предприятий вовсе отказываются от них. При этом наши клиенты имеют несколько методов распределения намолота среди комбайнеров в программе Agrostream: солидарная выработка (равномерное распределение намолота между всеми участниками звена), индивидуальная выработка (общий намолот делится на обработанные каждым комбайнером гектары). 

Другой пример - весовая. Максимальное количество журналов, которые мы зафиксировали при приемке и распределении продукции на весовой – 14 различных бумажных журналов, заполняемых вручную. Самое интересное, что при разборе смысла заполнения данных журналов было обнаружено, что многие журналы даже не были востребованы ни кем из контролирующих на предприятии, а заполнялись «по привычке». Знаменитое: «Сказали - заполняем. Так было всегда!». В итоге на сегодняшний день на весовых заполняются только два вида журнала, прошитых и пронумерованных, и то - по причине требований законодательства.

Чем больше журналов, отчетов, особенно сформированных вручную, тем больше тратится времени на проверку и перепроверку данных документов. Как правило, проверкой занимается более квалифицированный, ответственный высокооплачиваемый персонал. При проведении хронометража работы экономиста, главной функциональной обязанностью которого является анализ и планирование финансовой хозяйственной деятельности, оказалось, что они физически не могут этим заниматься. Все силы персонала, занятого в учете более 90% времени, тратят на сбор и проверку данных. Главное, что в результате работы данных сотрудников мало кто из руководства видит вовремя и точно итоги, показатели производства.

Все вышеописанное позволяет нам как минимум оценить потери времени через оплату труда. При ставке 150 тыс. тенге в месяц на руки, расходы с учетом налогов и отпускных могут составить до 2,3 млн. тенге в год.

Следуя принципам здравого смысла, для того чтобы выявить лишние действия и потери необходимо детально проанализировать хронометраж работы каждого. Необходимо выявить и устранить те части рабочего процесса, которые не делают его эффективнее. Каждый отчет или действие должен быть оправдан реальной необходимостью: для кого нужен такой отчет, кто его читает, для чего нужна эта информация или действие и какую пользу приносит? Благодаря данной работе наши клиенты смогли сократить неквалифицированный персонал, высвободить время на анализ, перебросить на другую востребованную функцию высококвалифицированный персонал. Подумайте! Есть ли такие «лишние действия», отчеты, бланки в Вашем предприятии?

Кардинально можно решить вопрос с лишними действиями в учете автоматизацией и внедрением цифровых систем. Но и тут можно и не заметить лишние потери в учете. На рынке появляются информационные системы, которые своей сильной стороной считают большое количество возможностей и аналитических отчетов и журналов. Хотели бы отметить, что одной из важных функций программы AgroStream, является расчет времени проведенной каждым пользователем на определенной странице-отчете, определение статистики посещения сайта. Данная функция позволяет не только замерять уровень внедрения, понимания, пользования программой, но и выявлять невостребованные ненужные отчеты и документы. При выявлении таких отчетов, мы, несмотря на потраченное время на его разработку, либо удаляем его, либо меняем под требования клиента.

Какие еще примеры лишних действий в учете сельхозпроизводства можете назвать Вы? Поделитесь опытом, комментариями! Это даст нам понимание, востребованы ли наши исследования, размышления. А может они тоже «лишние» 😅. А может обсудим #утильсбор#, но и там к сожалению все пока непонятно!